Wie Sie vor dem Import einen Auszahlungs-Export auf fehlende Erstattungen und Gebühren prüfen
Wenn ein Auszahlungs- oder Abrechnungs-Export möglicherweise Erstattungen, Gebühren, Disputes oder andere balance-wirksame Zeilen vermissen lässt, prüfen Sie zuerst den Balance-orientierten Bericht des Anbieters und vergleichen ihn dann mit dem engeren Auszahlungs-Export. So trennen Sie die vollständige Balance-Historie von der Datei, die Sie importieren wollen.
TaxRouter Redaktion
Erst den Bericht mit den Balance-Bewegungen prüfen, nicht die Auszahlungsdatei
Wenn Sie vermuten, dass ein Auszahlungs-Export unvollständig ist, sollten Sie zuerst den Bericht prüfen, der alle balance-wirksamen Vorgänge abbildet. Bei PayPal ist das der Balance report. Er ist darauf ausgelegt, Sales, Erstattungen, Disputes, Gebühren und Auszahlungen mit den Tagesendbeständen abzugleichen. Der Settlement report ist enger gefasst und dient dazu, die eigentliche Auszahlungsbewegung abzugleichen. Dieser Unterschied ist wichtig, weil ein Settlement-Export zu schmal sein kann, um zu zeigen, ob eine fehlende Erstattung oder Gebühr den Auszahlungsbetrag verfälscht.
Für PayPal ist der Balance report die breitere Referenz vor dem Import. Wenn der Balance report die erwartete Erstattung oder Gebühr enthält, der Settlement-Export aber nicht, spricht das für den Settlement-Export als die Datei mit dem fehlenden Detail. Stimmen beide Berichte überein, liegt das fehlende Element möglicherweise außerhalb der geprüften Auszahlungsdatei oder in einem anderen Zeitraum oder Transaktionsblock.
Den Balance-Verlauf als Referenzliste für die Auszahlung verwenden
Bei Stripe ist die Balance-Transaktionsliste der klare Referenzpunkt. Stripe beschreibt balance transactions als das Ledger aller balance-wirksamen Ereignisse, und diese Liste lässt sich nach Payout ID filtern. Praktisch heißt das: Sie gehen von der Auszahlung aus und arbeiten zurück zu den Transaktionen, die den Saldo verändert haben, statt den Auszahlungs-Export selbst als vollständigen Nachweis zu behandeln.
Wenn Sie einen Auszahlungs-Export mit den zugrunde liegenden Balance-Bewegungen abgleichen, achten Sie auf Erstattungs-, Gebühren-, Dispute-, Korrektur- oder Transferzeilen, die zu dieser Auszahlung gehören sollten. Ein Auszahlungsfile zeigt, was ausgezahlt wurde; die Balance-Transaktionsliste zeigt, was diese Auszahlung gespeist hat. Für die Prüfung, ob in der Importdatei balance-wirksame Zeilen fehlen, ist die Balance-Ledger-Sicht der verlässlichere Ausgangspunkt.
Statements als zweite Kontrolle einsetzen, nicht als erste
Die monatlichen und kundenspezifischen PayPal-Statements enthalten nur Transaktionen, die den PayPal-Saldo beeinflussen. Das macht sie als zweite Kontrolle für die Periodenabstimmung nützlich, wenn Sie bestätigen möchten, ob eine balance-wirksame Transaktion im betreffenden Zeitraum überhaupt vorhanden ist.
Ihre Rolle ist aber eine andere als die des Balance reports. Das Statement eignet sich als zusätzlicher Abgleich über einen definierten Zeitraum, ist aber nicht die beste erste Quelle, wenn Sie vor dem Import nur klären wollen, ob ein Auszahlungs-Export Erstattungs- oder Gebührenzeilen vermissen lässt. Stimmen Statement und Balance report überein, ist das ein weiteres Indiz dafür, dass das Problem eher im engeren Settlement-Export als in der Balance-Historie des Anbieters liegt.
Bei Marketplace-Exports auf veränderte Felder achten
Die Amazon Reports API weist darauf hin, dass Amazon Berichten regelmäßig neue Felder und Feldwerte hinzufügt. Für eine Ecommerce-Finanzverantwortliche oder einen Ecommerce-Finanzverantwortlichen ist das ein Hinweis darauf, Marketplace-Exporte nicht als starre Vorlagen zu behandeln.
Wenn ein Auszahlungs- oder Abrechnungs-Export plötzlich anders aussieht, kann ein neues Feld oder ein neuer Feldwert erklären, warum die Datei nicht mehr zu Ihren üblichen Importprüfungen passt. Vergleichen Sie vor dem Buchen das aktuelle Exportlayout mit der Version, die Sie normalerweise verwenden, und prüfen Sie, ob die erwarteten Zeilen noch enthalten sind. Das ist besonders wichtig, wenn Sie nach balance-wirksamen Zeilen suchen, die in Feldern oder Formaten stehen könnten, die in älteren Exportversionen nicht vorhanden waren.
Quellen: [6]
Eine einfache Reihenfolge für die Importprüfung
Gehen Sie bei der Entscheidung über den ersten Prüfschritt in drei Etappen vor. Erstens: Identifizieren Sie die balance-orientierte Quelle des Anbieters, also bei PayPal den Balance report oder bei Stripe die Balance transactions. Zweitens: Vergleichen Sie diese Quelle mit dem engeren Auszahlungs- oder Settlement-Export, den Sie importieren wollen. Drittens: Nutzen Sie Statements oder andere Periodenberichte als zweite Kontrolle, wenn der erste Vergleich die Differenz nicht erklärt.
Hypothetisches Beispiel: Fehlt in einem PayPal-Settlement-Export eine erwartete Erstattung, prüfen Sie zuerst den Balance report. Enthält der Balance report die Erstattung, der Settlement-Export aber nicht, ist bestätigt, dass der Settlement-Export die schmalere Sicht ist. Arbeiten Sie bei Stripe mit einem nach Payout ID gefilterten Satz von Balance transactions und vergleichen Sie ihn mit dem Auszahlungs-Export. Mit dieser Reihenfolge beantworten Sie vor dem Import die eigentliche Frage: Fehlen balance-wirksame Zeilen in der Datei, oder handelt es sich nur um einen Settlement-Export mit weniger Detailtiefe? Dieser Beitrag bietet allgemeine Informationen und ist keine Steuer- oder Rechtsberatung.