DATEV-Export vor dem Import prüfen

Bei Daten aus Marktplätzen und Zahlungsdienstleistern geht es zuerst nicht darum, ob sich die Datei öffnen lässt, sondern ob die Buchungssätze vollständig und so strukturiert sind, wie Ihr Folgeprozess sie erwartet. DATEV-Datenservices übertragen strukturierte Daten und, soweit vorhanden, digitale Belege in DATEV-Programme über die DATEV Cloud; sie können auch in die Gegenrichtung arbeiten.

Der DATEV-Export für die Finanzbuchhaltung ist darauf ausgelegt, strukturierte Daten sicher in der DATEV Cloud für die Weiterverarbeitung in Partnersoftware bereitzustellen. Für die Prüfung heißt das: Entscheidend ist auch, wie die Partnersoftware diesen Export verarbeitet.

Der Buchungsdatenservice überträgt außerdem Buchungsdaten, Stammdaten und zugehörige Belegbilder als vollständige Buchungssätze. Deshalb lohnt es sich, den Export als zusammengehörigen Datenblock zu prüfen und nicht nur einzelne Zeilen isoliert anzusehen.

DATEV unterscheidet den Kontenplan von der konkreten Kontierung einzelner Belege. Ein richtiger Kontenplan sagt daher noch nicht, ob eine Auszahlung, Gebühr oder Rückerstattung auf dem gewünschten Konto gelandet ist.

Wenn Sie einen DATEV-Export vorbereiten, sollten Sie die Kontierung als eigenen Prüfungsschritt behandeln. Das ist besonders wichtig, wenn bei Marktplatz- oder Zahlungsdaten Alternativkonten über eine Umstellungstabelle auf ein DATEV-Konto gemappt werden müssen.

Eine hilfreiche Prüffrage lautet daher: Landet diese Zeile im Import genau dort, wo der Buchungsprozess sie erwartet? Wenn die Antwort erst nach einer manuellen Korrektur stimmt, braucht die Zuordnung vor dem Import noch Aufmerksamkeit.

Die DATEV-Checkliste zum ASCII-Import von Summen und Salden hilft vor allem dabei, Vollständigkeit und Feldreihenfolge vor dem Import zu prüfen. Für die Exportkontrolle heißt das: Achten Sie auf fehlende Felder, vertauschte Spalten oder unvollständige Datensätze, die später die Verarbeitung stören können.

Die Checkliste weist außerdem darauf hin, dass Alternativkonten bei Nutzung einer Umstellungstabelle einem DATEV-Konto zugeordnet werden müssen. Für die Praxis bedeutet das: Die Vorprüfung dient nicht der optischen Ordnung, sondern der Frage, ob jede Zeile ohne Nacharbeit verarbeitet werden kann.

Gerade bei Exports, in denen Auszahlungen, Gebühren, Rückerstattungen und Belegdaten zusammenlaufen, ist diese strukturelle Kontrolle oft wichtiger als die reine Ansicht der Datei auf dem Bildschirm. Sie reduziert den Aufwand an der Stelle, an der spätere Korrekturen sonst wieder auseinanderlaufen.

Ein wichtiger Prüfschritt ist, ob derselbe Buchungssatz schon exportiert, kopiert, verschoben oder für einen späteren Import vorbereitet wurde. Das DATEV-Hilfe-Center dokumentiert, dass kopierte oder verschobene Buchungen exportiert und erneut importiert werden können. Genau dadurch kann derselbe Inhalt in einem späteren Schritt noch einmal auftauchen.

Vergleichen Sie den Export vor dem Import mit dem Ursprungszeitraum und mit der vorherigen Batch-Struktur. So erkennen Sie Auszahlungen, Gebühren oder Rückerstattungen, die bereits in einem anderen Buchungsstapel oder in einem früheren Export enthalten sind. Ziel ist nicht, einen Fehler zu unterstellen, sondern spätere Abstimmungen einfacher zu machen.

Praktisch heißt das: Prüfen Sie den Weg jeder Zeile vom Ursprung bis zum Export. Wenn sich derselbe wirtschaftliche Vorgang in zwei Batches wiederfindet, ist eine doppelte Übernahme wahrscheinlicher als ein bloßer Darstellungsfehler.

Wenn nach dem Export eine Auszahlung, Gebühr oder Rückerstattung korrigiert werden muss, geht es nicht nur um den Betrag. Wichtig ist auch, dass aus der Buchungshistorie ersichtlich bleibt, was geändert wurde und zu welchem Beleg die Korrektur gehört.

Der DATEV-Buchungsdatenservice überträgt Buchungsdaten, Stammdaten und zugehörige Belegbilder als vollständige Buchungssätze. Deshalb ist es sinnvoll, nicht mit Einzelzeilen isoliert zu arbeiten, sondern mit vollständigen Datensätzen: Dann bleiben Buchungsdaten und Belegbilder für die spätere Prüfung zusammen.

Ändert sich die Steuerbemessungsgrundlage, ist nach § 17 UStG im betreffenden Steuerzeitraum zu berichtigen. Prüfen Sie Korrekturen deshalb so, dass der ursprüngliche Zusammenhang erkennbar bleibt. Dieser Beitrag bietet allgemeine Informationen und ist keine Steuer- oder Rechtsberatung.